Phân biệt huỷ và tiêu huỷ hoá đơn điện tử

Hiện nay trong các văn bản pháp luật xuất hiện đồng thời hai khái niệm là huỷ hoá đơn và tiêu huỷ hoá đơn. Vậy huỷ và tiêu huỷ hoá đơn điện tử có phải là một không? Khi nào thì huỷ và khi nào thì là tiêu huỷ? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Luật M.J để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Phân biệt huỷ và tiêu huỷ hoá đơn điện tử

Hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử không phải là một, hủy hóa đơn là hóa đơn vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin có thể rà soát, tra cứu được chỉ là hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nữa còn tiêu hủy hóa điện tử là hóa đơn đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập/tham chiếu thông tin được nữa.

Cụ thể, khoản 10 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”

Còn điểm a khoản 11 Điều 3 Nghị định này quy định:

“11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:

a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử….”

Căn cứ vào khái niệm trên, có thể phân biệt huỷ và tiêu huỷ hoá đơn điện tử như sau:

– Hủy hóa đơn là hóa đơn của doanh nghiệp đó vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin, có thể tiến hành tra cứu, rà soát nhưng không có giá trị sử dụng trên thực tế;

– Tiêu hủy hóa đơn là hóa đơn đó hoàn toàn biến mất, không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, doanh nghiệp không thể tra cứu hay rà soát nữa.

2. Các trường hợp huỷ hoá đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC, phải hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị sai sót chưa gửi cho người mua

– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

– Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước

– Người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Sau đó thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.

3. Các trường hợp phải tiêu hủy hóa đơn điện tử

Hiện nay, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ có định nghĩa về việc tiêu hủy hóa đơn điện tử nhưng không quy định trường hợp nào phải tiêu hủy hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, theo tinh thần của những nhà làm luật trước đây, việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ (tối thiểu 10 năm).

Trước đây, khoản 4 Điều 11 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (đã hết hiệu lực 01/7/2022) quy định:

Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Theo đó, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán.

Đối chiếu với khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định:

“Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.”

Mà hóa đơn điện tử là 01 loại chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, do đó, hóa đơn điện tử có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

Do vậy, hóa đơn điện tử được tiêu hủy khi hết thời hạn lưu trữ 10 năm (nếu pháp luật hiện hành không có quy định khác trong thời gian tới).

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật M.J về phân biệt huỷ và tiêu huỷ hoá đơn điện tử. Như đã phân tích ở trên thì có thể thấy đây là hai hoạt động khác nhau, tuỳ vào trường hợp mà doanh nghiệp phải thực hiện hoạt động huỷ và tiêu huỷ. Trong trường hợp còn bất cứ điều gì thắc mắc hoặc cần được hỗ trợ về các dịch vụ liên quan đến hoạt động hoá đơn, thuế của doanh nghiệp hãy liên hệ trực tiếp tới chúng tôi để được hướng dẫn cụ thể hơn.

Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với Luật M.J qua các thông tin sau:

– Zalo: 0814 9 67899

– Email: tuvanluat.mj@gmail.com

– Địa chỉ: Số 139 Phố Kẻ Vẽ, Phường Đông Ngạc, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội