Thủ tục mở văn phòng đại diện

Để thuận tiện trong hoạt động giao tiếp, chăm sóc khách hàng cũng như có thể thăm dò thị trường mới nơi doanh nghiệp có ý định sản xuất kinh doanh thì việc doanh nghiệp tiến hành thành lập văn phòng đại diện là chọn lựa đúng đắn. Vậy thủ tục mở văn phòng đại diện như thế nào? Hiện nay pháp luật quy định như thế nào đối với loại hình này? Luật M.J sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn tại bài viết này.

1. Những vấn đề cần biết trước khi thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện

1.1 Chức năng của văn phòng đại diện

Chức năng của văn phòng đại diện là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần tham khảo khi chuẩn bị các bước làm thủ tục đăng ký văn phòng đại diện.

1.2 Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện

Hiện nay luật doanh nghiệp năm 2020 không quy định cụ thể về vấn đề này. Do đó giám đốc công ty, và các chức danh quản lý khác có thể kiêm nhiệm là người đứng đầu văn phòng đại diện, hay bất cứ người nào có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không vi phạm pháp luật.

1.3 Văn phòng đại diện có con dấu hay không

Tùy vào nhu cầu của công ty, có thể tiến hành khắc dấu mới riêng cho văn phòng đại diện hoặc không khắc.

1.4 Văn phòng đại diện hạch toán thuế về đâu?

– Văn phòng đại diện thì hạch toán phụ thuộc theo công ty mẹ.

– Tuy hạch toán phụ thuộc nhưng văn phòng đại diện vẫn phải đóng lệ phí môn bài, theo đó mức đóng thuế môn bài cho văn phòng đại diện là 1,000,000 đ/năm.

Ngoài ra cũng cần chú ý văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó văn phòng đại diện không được phát hành hoá đơn.

2. Thủ tục mở văn phòng đại diện

Theo quy định hiện hành, thủ tục mở văn phòng đại diện bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện:

+ 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng không quá 03 tháng của người đứng đầu văn phòng đại diện (giám đốc văn phòng đại diện).

Bước 2: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện:

Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, Tên văn phòng đại diện dự định thành lập, tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đồng thời kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
Địa chỉ dự tính đặt văn phòng đại diện.
Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện là: Giao dịch và tiếp thị.

Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

– TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì tự soạn thảo hồ sơ.
– TH2: Các bạn nhờ Luật M.J thực hiện tục và soạn hồ sơ, theo đó Luật M.J sẽ thay mặt quý doanh nghiệp thực hiện toàn bộ thủ tục này, thành phần hồ sơ như sau:

Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Thông báo thành lập văn phòng đại diện.

Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.

– TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện hoặc đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty qua mạng điện tử trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
– TH2: Luật M.J thay mặt doanh nghiệp trực tiếp thực hiện các hoạt động nộp và nhận kết quả tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Lưu ý:

Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong nước và cà nước ngoài. Và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo giới hạn hành chính. Tuy nhiên, các bước chuẩn bị hồ sơ thành lập, điều kiện thành lập và chế độ báo cáo, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài phức tạp hơn so với thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong nước. Để biết rõ chi tiết hơn đăng ký giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, hãy liên hệ Luật M.J để được tư vấn và hướng dẫn làm thủ tục miễn phí.
Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu quá 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật M.J về thủ tục mở văn phòng đại diện. Đây là một trong những thủ tục cơ bản, tuy nhiên không phải ai cũng có thời gian tìm hiểu cũng như tự mình thực hiện. Trong trường hợp còn bất cứ điều gì thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp tới Luật M.J để được tư vấn và hướng dẫn cụ thể hơn.

Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với Luật M.J qua các thông tin sau:

– Zalo: 0814 9 67899

– Email: tuvanluat.mj@gmail.com

– Địa chỉ: Số 139 Phố Kẻ Vẽ, Phường Đông Ngạc, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội